Fuente: www.bbva.com
Se acabó el tener una mesa fija en la oficina. El ‘hot desking’ se impone en el retorno a las oficinas. Un modelo que no es nuevo para autónomos o personas que trabajaban desde espacios de ‘co-working’, pero sí para las grandes empresas que han visto las ventajas de este sistema.
El modelo de mesas calientes o ‘hot desking’ consiste en poner a disposición de la plantilla la totalidad de los puestos de trabajo habilitados para cada día. El empleado reserva diariamente su lugar de trabajo, pudiendo este variar en función de la disponibilidad. Un sistema cuyo origen se remonta a los turnos que utilizaban los marines para compartir literas debido a la escasez de camas –‘hot’ hace referencia a que la cama no tenía tiempo de enfriarse entre turno y turno-, y que se exportó a la empresa en la década de los 90.
“Como consecuencia de las medidas de distanciamiento social, para garantizar una distancia de un metro y medio entre las personas, la mitad de los puestos de nuestras sedes no se podían utilizar. La única forma de permitir que los empleados retomasen el trabajo presencial era desasignando los puestos de trabajo”, explica Desirée Granda, responsable Global de Inmuebles y Servicios en BBVA.
Así, se eliminaron las cajoneras y a cada persona se le asignó una taquilla en la que pudiese guardar sus pertenencias. En este proceso fue clave que la mayoría de empleados de los servicios centrales de la entidad ya contaban con un ordenador portátil y el equipamiento informático de los puestos (pantallas, conexiones, etc.) estaba ya totalmente estandarizado.
Modelo híbrido y flexible
Desde el 1 de septiembre de 2021, BBVA ha evolucionado su modelo de trabajo con una distribución de 60% de horas desde la oficina y un 40% trabajando en remoto. “Tenemos pleno convencimiento en que los modelos de trabajo a futuro deben ser híbridos y flexibles. La tecnología ha demostrado su capacidad de asumir la demanda de conexión remota, permitiendo prácticamente todo tipo de operativa”, afirma. El banco es firme creyente de los modelos de trabajo flexibles y en 2019 implantaron un plan de productividad y conciliación, ‘Work better, enjoy life’, que rompían con la cultura del presencialismo.
“En este nuevo esquema, era imprescindible contar con una herramienta que permitiese la gestión dinámica de los puestos”, comenta. La forma de reserva es sencilla: cada día 22 se abre el ‘pool’ de puestos disponibles para el mes siguiente y los empleados reservan en función de los días que van a acudir, pudiendo solicitar plaza de parking en caso de que quieran acceder con su vehículo.
Desde el principio de la pandemia, el banco ha gestionado de manera dinámica el plan de retorno en base a los datos disponibles en cada fase y priorizando la salud de empleados y clientes. La nueva etapa que se ha iniciado en septiembre se irá adaptando en función de la evolución de la pandemia.
Entre los principales beneficios del sistema de ‘hot desking’ se encuentra el aprovechamiento y optimización de los espacios. Bajo un modelo híbrido en el que el empleado combina el trabajo presencial y remoto, no resulta eficiente dejar vacío un puesto los días que no se va a ocupar.
“Antes de la pandemia, cuando teníamos un modelo de puestos asignados, cada día en media se quedaban vacíos un 15% de los puestos por viajes de trabajo, formación o vacaciones de los empleados. Este sistema permite aprovechar esas ineficiencias y liberar ese espacio para crear más zonas colaborativas y espacios de interrelación tan necesarios y demandados en las nuevas formas de trabajo”, asevera Granda.
Otra de las ventajas es reservar el puesto en función del uso que se va a hacer, ya sea una mesa para trabajo individual, una sala de reunión o un espacio colaborativo. Cada colaborador puede elegir en base a los compañeros con los que comparte proyecto en ese momento o incluso según sus preferencias (un puesto con más o menos luz, más tranquilo o que permita más interacción).
El uso de escritorios compartidos fomenta además un ambiente de trabajo abierto, que favorece la comunicación y la colaboración entre empleados, y que ayuda a tener los espacios más ordenados y libres de objetos personales facilitando la limpieza y desinfección en tiempos de pandemia.
