7 formas online de mejorar los procesos internos de tu empresa

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Fuente: Factorial

Una empresa exitosa, además de ser rentable, es una empresa que funciona de manera correcta. Es posible encontrarnos con empresas cuyo funcionamiento es caótico pero que, por casualidad y suerte, consiguen tener éxito. Sin embargo son la excepción a la regla.

Una empresa debe ser ordenada y estar bien organizada, de lo contrario es muy poco probable que pueda subsistir. En algunos casos puede ser suficiente con funcionar de manera correcta, pero si somos ambiciosos, querremos que todo funcione de manera óptima.

Siempre puede mejorarse la situación actual y encontrar maneras de que todo funcione mejor o igual, pero utilizando menos recursos o en menos tiempo.

Actualmente, la mejor manera de mejorar los procesos internos de nuestra empresa es utilizando software digitales que nos pueden echar una mano para realizar tareas determinadas o, incluso, dejar que el propio programa las realice de forma automática.

A continuación encontrarás una breve lista de programas que pueden asistirte en distintos procesos de tu empresa.

7 Softwares Para Optimizar Los Procesos de Tu Empresa

  1. Holded

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Las finanzas, la contabilidad y la facturación son 3 aspectos imprescindibles que debes llevar de manera organizada y al día. No hacerlo puede implicar pérdidas o incluso multas por impagos o por no haber presentado los documentos necesarios.

Holded es la herramienta definitiva para poder despreocuparnos de la contabilidad y la facturación. Se trata de un software integral que nos permite gestionar una amplia gama de aspectos relacionados con las finanzas.

Desde ayudarnos con el impuesto de sociedades 2022 pudiendo exportar fácilmente todos los libros necesarios, hasta la creación de plantillas para simplificar la creación de facturas o la automatización de la conciliación bancaria.

Además, su interfaz es extremadamente sencilla, no son necesarios conocimientos previos en contabilidad, Holded se encarga de todo. 

Su punto fuerte es que funciona 100% en la nube, de modo que no importa donde nos encontremos, podremos acceder a nuestra información y a sus funcionalidades en todo momento y desde cualquier dispositivo.

Holded es un gran aliado que puede ayudarnos a simplificar tareas contables y automatizar gestiones para que no tengamos que dedicar tanto tiempo a los números y más a otras cuestiones que requieran mayor atención.

  1. Klippa

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El mundo de los formatos en papel o físicos está muy limitado. Hay pocas cosas que se pueden hacer para mejorar procesos de forma analógica. Por eso, una de las mejores maneras de agilizar y optimizar procesos internos es digitalizando literalmente los archivos que aún tenemos en formato físico. 

Si no sabes que es el ocr, entonces Klippa te resultará un programa casi futurista. Se trata de un software que se encarga de transformar un documento físico en uno digital.

Esta descripción hace parecer que se trata de un escáner, sin embargo va mucho más allá. Analiza al detalle cada carácter, para reconocerlo y, así, poder disponer de un archivo 100% digital. Básicamente igual que si fuese creado con ordenador, pero que se trata de una copia del documento físico.

De esta manera no solo es más fácil archivar y encontrar este archivo, sino que se puede almacenar y añadir los metadatos relevantes.

Klippa va más allá, e incluso reconoce el tipo de documento del que se trata ―factura, documento de identidad, etc. De este modo, reconoce dónde se encuentra cada dato relevante y lo puede volcar en el programa que necesitemos. Toda una revolución que supone un ahorro de tiempo enorme.

  1. Slack

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La comunicación es uno de los factores más importantes para el buen funcionamiento de nuestra empresa. Si bien puede no considerarse un proceso interno como tal, sí que es un medio que nos puede ayudar a mejorarlos.

Slack es una herramienta de comunicación interna empresarial muy completa, que nos permite estar siempre disponibles y en continuo contacto con nuestros compañeros.

Podemos elegir el medio por el cual comunicarnos ― audio, video, chat escrito― que mejor se adapte a las necesidades del momento.

Si vamos a estar en continuo contacto a lo largo del día, el chat escrito es la opción más cómoda; sin embargo, si vamos a realizar una reunión entre muchas personas una videollamada grupal puede ser la mejor opción.

Sea cual sea el método y la situación, Slack tiene una opción para satisfacer nuestras necesidades de comunicación.

  1. Google Workspace

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Cuántas veces hemos tenido que lidiar con archivos incompatibles, distintas versiones del mismo programa o, incluso, distintos programas directamente para abrir un archivo.

Los programas de ofimática son imprescindibles, sin embargo no siempre podemos abrir los archivos que no creamos, ya que hay miles de versiones o formatos distintos que nuestro programa puede no admitir.

Para ello, Google ha creado Workspace: un conjunto de programas de ofimática que funciona 100% online. Podemos crear todo tipo de archivos y compartirlo sencillamente a través de un enlace.

No hace falta ningún programa para abrirlo más que un simple navegador. De esta manera, podemos enviarlo a quien sea necesario, con la tranquilidad de saber que no tendrá problemas de incompatibilidad.

Además, podrá abrirlo y editarlo al mismo tiempo que nosotros sin problemas. Facilitando, así, la transmisión y el trabajo conjunto al máximo.

  1. Trello

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Anteriormente hemos hablado de la organización de una empresa y de cómo puede influir directamente en la productividad. La herramienta ideal para llevar a cabo todo esto es Trello.

Funciona como una especie de tablero virtual que nos permite visualizar y organizar todas las tareas y proyectos que debamos llevar a cabo. No solo las nuestras, también las de todo el resto de nuestros compañeros.

De esta forma, podemos organizar nuestro tiempo de la mejor manera posible, sabiendo desde el primer momento cuáles son las tareas pendientes de realizar.

Podemos personalizar la visualización, de modo que no sea necesario siempre ver todo, sino que podemos filtrar por fecha, asignado o por relevancia.

Con Trello podremos aumentar la productividad y la organización de manera sencilla, para que nunca más quede una tarea sin llevar a cabo.

  1. Zoho

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Una de las claves de la digitalización y de las corrientes empresariales más actuales es el concepto de que el cliente es el centro de todo.

No solo un buen trato nos puede ayudar a conseguir más clientes, también es la clave para fidelizar a los que ya tenemos y hacer que estén satisfechos con nuestro servicio. Un cliente satisfecho no dudará en repetir y recomendarnos.

Zoho Desk es el programa ideal para mejorar tanto la atención al cliente como, a la vez, aumentar la base de datos de toda nuestra clientela.

Se encarga de registrar todos los contactos de los clientes, sea cual sea el canal que hayan elegido para contactarnos. De esta manera, dispondremos siempre de toda la información sobre cada uno al instante, y podremos responder sus dudas o incidencias de manera más ágil.

Además permite hacer seguimiento de cada contacto, para que nos aseguremos que no hemos dejado cabos sueltos. Zoho Desk hará que nuestra atención al cliente y al detalle mejore exponencialmente.

  1. Factorial

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Los recursos humanos son uno de los departamentos a los que, por lo general, se excluye de este tipo de listas. Sin embargo, son fundamentales para el correcto funcionamiento y el órden de la empresa.

Factorial, en particular, nos ayuda a poder llevar los recursos humanos y sus tareas inherentes de manera más rápida y sencilla.

No solo simplifica las tareas para los encargados de recursos humanos, también para los empleados. Estos últimos podrán acceder a su portal personal y de ahí solicitar vacaciones, bajas, descargar nóminas y toda la documentación necesaria.

De este modo todo queda registrado y los encargados podrán, de forma sencilla y a través de su propia interfaz, realizar las tareas y aprobar las solicitudes pertinentes.

Factorial es uno de esos programas que al poco tiempo de empezar a utilizarlos, ya podremos ver los resultados. Tanto por la comodidad, como por la menor carga de trabajo de los encargados de recursos humanos.

  1. Conclusión

Puede ser que ninguno de estos programas encaje exactamente con lo que estás buscando o no pueda aplicarse a tu tipo de empresa.  Sin embargo, eso no debe desanimarte.

Si bien hemos enumerado distintos ejemplos precisos, la intención principal de este artículo es hacer entender que, sea cual sea el tipo de empresa y las necesidades que tenga, siempre habrá un tipo de software que pueda ser de ayuda.

Estos ejemplos pueden ser como un punto de partida para otras búsquedas o para elegir otros programas de funcionalidad similar, pero que encajen mejor con tu empresa.

Lo importante es entender que existe una gran variedad de softwares digitales que pueden ayudarnos con las gestiones diarias, para poder aumentar, así, la productividad, disminuir costes y también reducir la carga de trabajo.

La transformación digital puede ser de gran ayuda y depende solo de nosotros aplicarla a nuestro favor.

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