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Digitalización de documentos y seguridad de la información

Por: Gonzalo Labbé, Gerente de Soluciones Avanzadas de Ricoh Chile

La evolución de las tecnologías, el cuidado del medio ambiente, mercados globales, cambios veloces y constantes; así como, consumidores más conscientes de lo que quieren y merecen son algunos de los factores que condicionan la vida de las empresas en medio de una nueva Era: La Digital. Ya no hay dudas de que solo las empresas que adopten la transformación tecnológica serán capaces de mejorar procesos, analizar el entorno, aumentar productividad, eficiencia e innovación para ganar competitividad en actuales y nuevos mercados.

En medio de ese escenario, la digitalización de documentos no solo es el primer paso hacia la transformación tecnológica de las empresas, sino que dentro de este proceso está el recurso más valioso para el negocio, los Datos. En todas las empresas hay un sinfín de conocimiento, procesos, experiencias que -de mantenerse en físico- no solo corren riesgos de extravío o pérdida total por factores humanos o naturales, sino que son totalmente desaprovechados para la definición de estrategias y toma de decisiones en tiempo real.

Las oportunidades del negocio con la digitalización de los documentos van más allá del ahorro de costos y tiempo en los procesos diarios, porque se trata de habilitar, mejorar e incluso cambiar las operaciones; de automatizar procesos y flujos de trabajo. En una empresa digitalizada la colaboración en tiempo real y sin fronteras potencia el logro de objetivos y abre nuevas oportunidades de desarrollo.

Digitalizar y guardar el documento es el primer paso a la transformación

Hoy día los usuarios requieren la información aquí y ahora; la rapidez es una de las necesidades más importantes; todo es inmediato e instantáneo y tener acceso a los documentos hace que los procesos sean mucho más simples, más rápidos, más eficiente. Pero una cosa es digitalizar y otra es saber para qué.

La magia está en qué se hace con esa información, cómo se pueden extraer datos de esos documentos, estructurarlos y darle la posibilidad a las empresas de que empiecen a organizar y analizar esos datos para comprender mejor el rendimiento de sus procesos, los factores de riesgo, las causas y, sobre todo, entender al consumidor para responder a sus verdaderas necesidades e incluso ir un paso adelante, innovando.

El hardware para la digitalización de grandes volúmenes de documentos existe, hoy puede hacerse con rapidez y seguridad. En Ricoh contamos con las tecnologías más modernas para extraer la información y llevarla del mundo analógico al mundo digital; pero el verdadero valor agregado está en nuestra capacidad para guiarlo por el camino adecuado desde la gestión eficiente de los documentos y la optimización de flujos de trabajo, hasta el análisis de esos datos y el diseño de nuevas estrategias de negocio.

Seguridad de la información: trascendental en procesos de digitalización de documentos

La supervivencia y éxito de las empresas en un mundo cada vez más digital depende en gran medida de la seguridad de la información. Su capacidad para disponibilizar y a la vez resguardar los datos enfrenta grandes desafíos como la expansión del negocio, teletrabajo, movilidad, continuidad de las operaciones, ciberataques y hasta regulaciones gubernamentales.

En medio de un proceso de digitalización de documentos y camino a la transformación digital exitosa del negocio, las empresas necesitan contar con un aliado que les garantice Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información. Conocidos también por sus siglas, CID, cumplir con esto es trascendental en las organizaciones que quieran preservar y hacer crecer sus negocios y actividades, cuando la Transformación Digital se convierte en un paso obligado.

En Ricoh estamos certificados para hacerlo (ISO 27001) y podemos preservar la seguridad en cualquier dispositivo o ubicación. Las oportunidades de las empresas con la digitalización deben tener foco en la seguridad y para lograrlo necesitan contar con soluciones que les permitan distribuir, compartir, supervisar y gestionar datos y documentos confidenciales de forma segura. Nosotros trabajamos junto a las empresas para identificar soluciones y servicios y definir las políticas que permitan encontrar un equilibrio entre seguridad y gestión y flexibilidad y eficiencia.