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Cuatro técnicas de productividad que aprenderás trabajando en Google

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Google no sólo es una de las compañías más importantes del mundo, sino que es una de las cunas de la productividad de Silicon Valley. En en Google donde han nacido herramientas como Gmail, Google HangOuts, Google Drive o Google Keep. Y sus empleados, repartidos por todo el mundo y diversificados en centenares de grupos de trabajo y proyectos, pasan por ser algunas de las personas más productivas. En Fast Company, la ex-Googler Lisa Conquergood (pertenecía a Picnik, startup adquirida por Google en 2012), explica algunas de las claves que permiten a los miembros de la organización ser los más productivos.

Tecnología para acercar a los empleados

En Google, al igual que en miles de grandes y pequeñas empresas de todo el mundo, parte de la plantilla trabaja bien en otras localizaciones, bien en casa, o bien se encuentra en un viaje de trabajo que le impide un contacto directo con sus compañeros o superiores.

A la hora de trabajar de forma interna, el gigante de Internet dispone de aplicaciones deproductividad propias, que una vez alcanzan el grado de madurez suficiente, pasan a ser de dominio público. Google Hangouts es el mejor ejemplo en este terreno.

La solución de mensajería instantánea y videoconferencias de Google fue, durante mucho tiempo una aplicación que utilizaban de forma exclusiva los empleados de la empresa para mantenerse conectados, hasta que finalmente se presentó de forma oficial en mayo de 2013 como sustituación del antiguo Google Chat.

Las videoconferencias, no sólo por poder mantener reuniones en vídeo, sino el poder compartir el escritorio y a la vez, trabajar en un documento de forma simultánea ha conseguido en Google, no sólo ahorrar tiempo y dinero en reuniones presenciales innecesarias, sino que fomenta una mayor inclusión en la compañía de las personas que trabajan de forma remota.

Por supuesto, Hangouts no es la única que nos permite trabajar de forma colaborativa y efectiva. Herramientas como Slack o Asana se han impuesto en los últimos meses en miles de entornos de trabajo, e incluso Outlook en su integración con Skype puede convertirse en un gran aliado.

Eliminar los silos

Cuando trabajamos en un proyecto es fácil que la energía y concentración que nos exige, consiga que durante la mayor parte del tiempo, nos olvidemos de lo que nos rodea. Trabajamos en lo que nos importa o lo que nos han asignado y durante un tiempo, olvidamos en qué están trabajando el resto de nuestros compañeros, que otros proyectos son importante para la compañía, o incluso hacia donde se está dirigiendo.

Se crean silos, departamentos estancos en los que se corre el riesgo de caer en la incomunicación y que por lo tanto, no se aprovechan de la posibles sinergias que podrían agilizar y mejorar el trabajo de toda la compañía.

En Google se evitan estos silos creando lo que de forma interna se llaman Snippets. Cada semana, cada empleado de la empresa debe completar una ficha en la que se detalla los objetivos que se cumplieron a lo largo de los últimos siete días y cuáles son los objetivos o tareas importantes que se quieren alcanzar a lo largo de esa semana.

De esta forma se mejora la transparencia general de la compañía, facilitando que cualquier persona se una a un equipo de trabajo en caso de ser necesario y tener tiempo disponible para ello.  En una pequeña o una startup, esta forma de trabajar puede incluso reducirse a compartir los objetivos diarios de cada empleado de modo que la colaboración, sea la gran beneficiada.

Conquistar el correo electrónico

El correo electrónico puede convertirse en una gran herramienta de productividad, pero también en una auténtica pesadilla. Y es cierto que el equipo de Gmail ha hecho un buen trabajo a la hora de reducir la carga de e-mail gracias a herramientas como la bandeja de entrada de mensajes prioritarios, la posibilidad de eliminar nuestra dirección de listas de distribución con sólo un clic, el trabajo con etiquetas, utilizar filtros inteligentes, etc.

Pero además de las herramientas que pueden ayudarnos a mejorar la gestión de nuestro correo electrónico, se impone una forma distinta de aproximarnos al uso de esta herramienta.

Reuniones con objetivos concretos

Las reuniones más productivas son aquellas que tienen unos objetivos bien definidos, asignados de antemano.

Como también ocurre en Google, las reuniones productivas son corta, con una agenda previa y una asignación de responsabilidades. Se convoca únicamente a las personas que necesariamente tienen que asistir a una reunión y sirven para compartir en qué punto se encuentra cada proyecto.  Como norma general, las reuniones rara vez superan los 30 minutos desde su comienzo.