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Videoconferencia: impulsando el trabajo colaborativo y la innovación en los procesos de Negocios

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Al alcance de un gran universo de organizaciones, la videoconferencia multipunto demuestra que además de ahorrar costos, la solución permite transformar y enriquecer las comunicaciones internas o con clientes y mejorar sus procesos cotidianos.

 Hasta hace algunos años, la posibilidad de realizar una videoconferencia con calidad estaba restringida a las grandes corporaciones y era, además, utilizada exclusivamente para asuntos puntuales como reuniones de alta gerencia o directorios, contactos remotos con partners y clientes o prospectos de primer nivel.  La alta inversión inicial en hardware y los enormes gastos asociados al mantenimiento de este tipo de soluciones debían justificarse, en ese contexto, con los ahorros de tiempo y costos de los viajes de los ejecutivos, cuestión que no siempre era tan tangible, por lo que se consideraba casi como un suntuario.

“La videoconferencia hace una década estaba asociada a tecnología costosa y propietaria, a altos requerimientos de ancho de banda y a uso en salas especiales para gerentes”, comenta Guillermo Mármora, Director Regional de Producto de las Soluciones Voz de Level 3 en América Latina. “Hoy, fruto de la rápida evolución tecnológica, la videoconferencia es una herramienta al alcance de compañías de todos los tamaños y sectores y con un uso mucho más amplio en la organización, lo cual tiene un fuerte impacto en el negocio, por lo que vive un nuevo impulso en el mercado mundial, ya que Gartner estima que este año a nivel global estas herramientas representarán más de US$ 8 mil millones, contando con más de 200 millones de trabajadores como usuarios”, añade.

Mármora subraya que muchas de las soluciones tradicionales de videoconferencia no se integraban fácilmente y planteaban muchas limitaciones, especialmente, en términos de participantes. “Las tecnologías anteriores permitían establecer conexiones punto a punto, pero el acceso a las reuniones o contactos virtuales era sólo desde salas especialmente habilitadas. Además, cuando se quería hacer una conferencia multipunto, la inversión era más fuerte aún, debido a que  la MCU (Multi Control Unit) solía tener un costo altísimo”, comenta.

Gracias a la evolución y convergencia tecnológica y los servicios basados en la nube, entre otros factores, los sistemas de videoconferencia viven hoy un nuevo impulso, ya que pueden integrarse más fácilmente y ser incluso contratados como servicios. “De alguna manera, la videoconferencia se está convirtiendo en una herramienta para el negocio, para innovar y sin limitaciones espaciales para que más personas se integren a las reuniones virtuales. Y, aunque por cierto siguen ahorrando costos -desde el punto de vista de los viajes-, el horizonte al que se apunta con su uso es mucho más amplio, ya que se trata de mejorar procesos, apoyándose en diversas herramientas colaborativas, como escritorios compartidos, por ejemplo”, puntualiza Mármora.

 

Sin Límites

El ejecutivo explica que Level 3 viene trabajando desde hace varios años en reformular y optimizar su oferta de valor agregado, en donde sus soluciones de voz, video y colaboración ocupan un lugar privilegiado, y se complementan con el modelo de los servicios gerenciados, que amplían el universo de compañías que pueden acceder a las nuevas tecnologías.

“Dentro del concepto de ‘comunicaciones unificadas’ -que involucra voz, video, contenidos compartidos, entornos colaborativos y mensajería instantánea- hemos diseñado una oferta que involucra una aplicación de video y un conjunto de herramientas que permiten a las empresas hacer un uso intensivo de la videoconferencia, lo que impacta directamente en términos de productividad, mejora de procesos, innovación y en el servicio al cliente, entre otras áreas”, explica Mármora.

El ejecutivo afirma que la solución de Level 3, denominada Enhanced Video Collaboration (Colaboración de Video Mejorada), apunta a eliminar radicalmente las barreras de entrada para que más empresas puedan usar esta herramienta sin limitaciones y en la mayor diversidad de áreas dentro de la organización. “Uno de los inconvenientes para masificar la videoconferencia en los entornos corporativos era la dificultad de contar con una infraestructura para garantizar la multiplicidad de participantes. Nuestra solución implanta en el núcleo de nuestra red, en nuestra nube privada, por así decirlo, la infraestructura de hardware y software que permite poder hacer estas conferencias multipunto. No estamos pidiéndole al cliente que invierta o compre un equipo que tiene que manejar y administrar sino que es un servicio”, subraya.

Mármora detalla que la solución combina seguridad y escalabilidad en la nube privada y que se basa en estándar SIP (Session Initiation Protocol), que facilita la disponibilidad y accesibilidad del servicio también en la red pública. “La solución está basada en estándares abiertos, lo que facilita su implementación y su integración a las plataformas de nuestros clientes. Así, por ejemplo, fácilmente se puede integrar al portal de atención al cliente de una empresa para que, a través de un clic, se pueda iniciar allí una sesión de video con un agente del contact center”, explica.

Una de las características fundamentales del servicio de Level 3 es garantizar la mejor experiencia de los participantes de la videoconferencia, pudiendo acceder cada uno de ellos incluso desde diversos tipos de dispositivos, como smartphones o computadores portátiles, a través de un simple browser. “Nuestra apuesta es que el cliente pueda integrar a la sala virtual a los participantes que requiera, por lo cual cada uno de ellos, dependiendo de su ancho de banda y plataforma, podrán acceder de forma segura sin que se vea degradada la experiencia del conjunto”, enfatiza.

Por último, destaca que el servicio puede contratarse a través de pagos mensuales, sin necesidad de realizar inversiones iniciales, en un esquema de costos flexibles. “Nuestro partner principal en Enhanced Video Collaboration es Polycom, reconocida compañía que incluso nos distinguió el 2014 como el mejor proveedor de servicios de Latinoamérica”, concluye Mármora.